Uitstelgedrag rond fysiotherapeutische dosiervorming

Uitstelgedrag is een veelvoorkomend verschijnsel. In dit artikel richten we ons op de determinanten (oorzaken/voorspellers) van uitstelgedrag. We richten ons dit keer niet op uitstelgedrag van de patiënt, maar op de fysiotherapeut.  Want het creëert, ongezien bij een subgroep van fysiotherapeuten, een behoorlijk stressvolle last. En om dat leed gaat het ons. We doen dat aan de hand van de bespreking van een systematische review van Musteată e.a., uit 2025, naar uitstelgedrag (procrastinatie) in een werkomgeving. Deze auteurs brachten 33 empirische studies samen, uitgevoerd in veertien landen en diverse werksectoren.

De systematische review beschrijft allerlei sectoren, maar dossiervoering in de fysiotherapie past er naadloos in. Dossiervoering is namelijk een typische taak met een lage zichtbare beloning en hoge, vaak dreigende consequenties (audits). De patiënt merkt het meestal niet direct als je verslaglegging goed of slecht is. De collega-fysiotherapeut, auditor en nu ook de verzekeraar merkt het juist wél als er iets ontbreekt.

Daarom voelt dossierwerk vaak als ‘moeten’ onder druk. De taak is cognitief zwaar. Hoewel fysiotherapeuten dit wel erg verschillend beleven. De regels veranderen soms. De juridische lading is aanwezig, hoe graag je die ook wegduwt. Aan het eind van een drukke dag met patiënten is je mentale energie op. Op dat moment is de verleiding groot om te denken: “Dit doe ik straks, of morgen.” Je pakt even je telefoon, je gaat opruimen, je maakt een praatje. Daardoor ontstaat een groeiende stapel openstaande dossiers. De stress neemt toe. Het risico bij audits ook.

De review laat zien dat dit geen puur individueel falen is. Procrastinatie blijkt steeds weer het resultaat van twee groepen factoren. Aan de ene kant sta je zelf, met je persoonlijkheid, emoties, overtuigingen en motivatie. Aan de andere kant staat de context: werkdruk, regels, leidinggevenden en de digitale werkomgeving.

Twee groepen factoren achter uitstelgedrag

Onderzoek naar werkprocrastinatie groepeert de gevonden determinanten in twee clusters. Vertaald naar de fysiotherapie: ten eerste fysiotherapeut-gerelateerde factoren. Dat zijn demografie, persoonlijkheid, zelfbeeld, emoties, motivatie, cognities, werk-privébalans en algemene uitstelneiging. Ten tweede externe factoren. Dat zijn taakkenmerken, werkdruk, tijdsdruk, leiderschap en de directe werkomgeving.

Voor de fysiotherapeut betekent dit dat uitstelgedrag rond dossiervoering nooit één simpele oorzaak heeft. Het gaat niet alleen over discipline. Niet alleen over te veel regels. En ook niet alleen over perfectionisme. Het gaat om een samenspel. Juist dat samenspel is interessant, omdat het aansluit bij het biopsychosociaal model. Cognitieve patronen, emoties, gedrag en context beïnvloeden elkaar. Daardoor beïnvloeden zij ook stressniveau, spierspanning, herstel en uiteindelijk lichamelijke klachten. Dat maakt uitstelgedrag ook vanuit patiëntenperspectief relevant.

Fysiotherapeut-gerelateerde factoren

De eerste groep factoren speelt zich af binnen de fysiotherapeut zelf. Sommige persoonlijkheidskenmerken hangen consequent samen met meer uitstelgedrag. Lage consciëntieusheid, dus minder behoefte aan structuur en planning, vergroot de kans dat dossiers blijven liggen. Neuroticisme, met meer piekeren en emotionele reactiviteit, doet daar een schep bovenop. Dan schuift een ogenschijnlijk simpele taak als verslaglegging snel naar “spannend”.

Het zelfbeeld is een tweede bouwsteen. Een lage zelfeffectiviteit rond administratie en richtlijnen versterkt uitstel. Je denkt bijvoorbeeld: “Ik kan dit niet goed.” Of: “Mijn verslag is nooit goed genoeg.” Die gedachten roepen spanning en onzekerheid op. Uitstel wordt dan een korte-termijnoplossing, om dat gevoel even niet te hoeven voelen. Op langere termijn vergroot het juist de druk.

Emoties spelen vervolgens een directe rol. Veel fysiotherapeuten ervaren aan het einde van de dag mentale moeheid, irritatie over regels of subtiele cynische gevoelens. Onderzoek laat zien dat negatieve affectiviteit, werkstress, angst en emotionele uitputting sterk samenhangen met procrastinatie. Boredom speelt soms ook mee, vooral bij repetitief of weinig betekenisvol ervaren werk. Dossiervoering kan dan voelen als een eindeloze herhaling. Dat maakt starten zwaarder.

Cognitieve stijl en overtuigingen kleuren dit verder in. Een externe locus of control, het idee dat “anderen alles bepalen”, voedt passiviteit. In RET-termen zie je dan vaak “moetismen” opduiken. Je denkt bijvoorbeeld: “De verzekeraar mag dit niet van mij vragen.” Of: “Het systeem moet duidelijker zijn.” Die gedachten bevatten soms een kern van waarheid, maar ze roepen vooral verzet en spanning op.

Tot slot is er de algemene trait-procrastinatie. Fysiotherapeuten die in andere domeinen al veel uitstellen, doen dat op hun werk vaak ook. Fysiotherapeuten die belastingzaken, bij- en nascholing of eigen sport uitstellen, zullen dus sneller dossierachterstanden opbouwen. Het is hetzelfde mechanisme in een ander jasje.

Externe factoren: hoe organisatie en context uitstel voeden

De tweede factorengroep ligt buiten de fysiotherapeut. Taakkenmerken en organisatorische context spelen een grote rol. Functies met veel autonomie, zinvolle uitdagingen en eigen beslisruimte laten gemiddeld minder uitstelgedrag zien. Als je als fysiotherapeut zelf je tijd voor dossiervoering kunt plannen (en planruimte hebt), voelt de taak vaak beter beheersbaar.

Daartegenover staan hindrance stressors. Dat zijn obstakels die als onnodig of onrechtvaardig worden ervaren. Denk aan onlogische EPD-structuren, dubbele registratie, veel verschillende eisen van verzekeraars en steeds veranderende formats. Deze bureaucratische rompslomp vergroot het risico op uitstelgedrag. Je ervaart dan niet alleen werkdruk, maar ook frustratie en zinloosheid.

Werkdruk en roloverbelasting versterken dat effect. Bij een volle agenda schuift dossiervoering snel naar de avonduren of vrije tijd. Psychologische ontkoppeling wordt moeilijker. Het lijf wil naar huis, het hoofd wil rust. Het dossier blijft liggen. Interessant is dat tijdsdruk twee kanten heeft. Een heldere, haalbare deadline kan focus brengen. Maar overdreven strakke of onrealistische eisen werken verlammend. Dan ontstaat angst voor falen en groeien catastrofale gedachten.

Leiderschap en cultuur geven de achtergrondkleur. Transformationeel en inclusief leiderschap, met steun en duidelijke richting, gaat samen met minder uitstelgedrag. Laissez-faire en passief leiderschap, waarin leidinggevenden zelf beslissingen uitstellen, normaliseren juist procrastinatie. De boodschap is dan impliciet: “Hier schuiven we dingen voor ons uit, dat hoort erbij.”

De digitale werkomgeving maakt micro-uitstel gemakkelijk. EPD, mail, apps en internet staan open op hetzelfde scherm. Dossiervoering vraagt geconcentreerd werken. Een kleine interne weerstand is dan genoeg om even naar iets anders te klikken.

ACT en RET: sterk spul

ACT: dossiers accepteren als onderdeel van het vak

Hier komen ‘acceptance and commitment therapy’-principes in beeld. ACT vertrekt vanuit een eenvoudig, maar scherp uitgangspunt. Sommige dingen zijn niet leuk, maar wel een feit. Dossiervoering hoort bij het beroep van fysiotherapeut, althans dat is de formele consensus. De regels veranderen soms. De juridische lading verdwijnt niet. Je hebt als fysiotherapeut invloed op hoe je ermee omgaat, niet op het bestaan ervan. Althans, niet op het moment dat je het dossier zou moeten invullen. Hoewel politiek protest rond overmatige eisen nooit moet stoppen.

Een acceptance-houding betekent niet dat je dossiervoering geweldig moet vinden. Het betekent wel dat je stopt met de interne strijd ertegen. Die strijd klinkt vaak als: “Dit zou niet zo moeten zijn.” Of: “Het hoort niet bij echte zorg.” Die gedachten zijn begrijpelijk, maar kosten veel energie. Ze versterken verzet, vermijding en uitstel.

ACT nodigt uit tot twee bewegingen. Eerst ruimte maken voor ongemak. Je erkent bijvoorbeeld: “Ik voel weerstand tegen dit dossier.” Je merkt spanning, vermoeidheid of irritatie op, zonder ertegen te vechten. Daarna richt je je op waarden. Je vraagt jezelf: “Welke fysiotherapeut wil ik zijn?” Vaak komen dan waarden als professionaliteit, betrouwbaarheid en zorgvuldigheid naar voren, of bijvoorbeeld zelfbescherming of bescherming van de praktijk. Vanuit die waarden kies je toch voor actie. Niet zozeer uit angst, maar vanuit een meer positief waardegericht doel. Je schrijft de eerste drie zinnen, ook al voelt het stroef.

Op die manier verschuif je de focus van “ik moet zin hebben” naar “ik handel naar mijn waarden, ook als ik geen zin heb.” De emotie mag blijven. De actie verandert.

RET: van moetisme en catastroferen naar helpende gedachten

RET biedt een aanvullend kader. Veel uitstel rond dossiers wordt gevoed door irrationele overtuigingen. “Ik moet elk dossier perfect formuleren.” “Ik mag nooit een fout maken.” “Als een auditor iets vindt, is dat een ramp.” Zulke gedachten bevatten veel moetisme en catastroferen.

RET nodigt uit om deze gedachten kritisch te onderzoeken. Klopt het dat elk detail perfect moet zijn? Of is “voldoende duidelijk, toetsbaar en compleet” genoeg? Is één bevinding in een audit echt een ramp? Of is het vervelend, maar leerzaam en meestal oplosbaar?

Door deze gedachten te bevragen, ontstaat ruimte voor meer helpende cognities. Je kunt bijvoorbeeld denken: “Ik streef naar een goed dossier, maar het hoeft niet perfect.” Of: “Een audit is spannend, maar meestal goed te doorstaan als mijn basis op orde is.” Zulke gedachten verlagen de emotionele lading en maken starten makkelijker.

RET en ACT versterken elkaar hier. ACT helpt om spanning en irritatie rond dossiers te verdragen, en door het stoppen met vechten aanzienlijk te verlichten. RET helpt om de brandstof van die spanning, namelijk irrationele overtuigingen, te verminderen. Samen verminderen ACT en RET de neiging tot vermijding en uitstel.

Praktische handvatten voor de praktijk

In de praktijk kun je als fysiotherapeut beide factorengroepen én deze modellen combineren. Je onderzoekt eerst hoe jouw interne factoren meespelen. Zie je perfectionisme, moetisme of catastroferen terug in je zelfspraak rond dossiervoering? Merk je dat vermoeidheid, negatieve stemming of frustratie je startpunt blokkeren?

Vervolgens kijk je naar de externe kant. Hoe is je agenda ingericht? Is er structureel tijd voor verslaglegging? Zijn de regels zo duidelijk mogelijk gemaakt binnen je praktijk? Is er ruimte om onhandige systemen te verbeteren?

Daarna kies je kleine, waarden-gestuurde stappen. Je spreekt bijvoorbeeld met jezelf af dat je na elke patiënt direct de kern noteert. Je accepteert dat het soms oncomfortabel is. Je merkt gedachten op als “hier heb ik nu geen zin in” en laat ze passeren, terwijl je toch typt. Je corrigeert streng moet-denken en vervangt het door realistische, goed-genoeg gedachten.

Zo ontstaat een meer ontspannen, maar toch zeer professionele houding rond dossiervoering. Minder uitstelgedrag vermindert stress, verkleint auditrisico’s en laat meer mentale ruimte over voor de kern van de fysiotherapie: betekenisvolle zorg voor je patiënt.